Exportación e importación
Introducción
Odoo es una herramienta que nos permite extraer datos de forma masiva para trabajar los datos de una forma más cómoda. Por ejemplo, mediante hojas de cálculo. Esta funcionalidad es común en todas las versiones del ERP. A continuación mostraremos distintas funcionalidades utilizando este método de trabajo.
Utilidades Importación-exportación
Exportación de datos
Para exportar datos, siempre deberemos utilizar la vista tree o lista.
Una vez seleccionada la vista, debemos escoger las filas que deseamos exportar.
En el caso de ejemplo, exportamos los datos del Cliente 1 y del Cliente 2. Para ello, después de marcar las líneas a exportar, clicamos en el botón Acción. Posteriormente, seleccionaremos la opción Exportar.
La acción anterior, abrirá una ventana nueva que mostramos en la siguiente captura. Esta ventana es el asistente de importación que detallamos en el próximo apartado.
Asistente de exportación
Tipo de exportación
- Importación-Exportación Compatible: Nos muestra los campos que son compatibles para exportar y realizar su posterior importación. Desarrollamos este aspecto más adelante, en el apartado Importación de datos.
- Exportar todos los datos: Nos muestra todos los campos del modelo independientemente de si son compatibles para importarlos posteriormente.
Formatos de exportación
Podemos escoger entre formato .csv o Excel en función de como prefiramos trabajar.
Campos disponibles
Es una lista de todos los campos del modelo que podemos seleccionar según el tipo de exportación escogido.
Campos a exportar
Es la lista de campos que el usuario selecciona para el proceso de exportación.
Guardar lista de campos
Tenemos la opción de guardar la lista de campos a exportar como lista favorita. Puede resultar útil cuando el usuario realiza exportaciones de la misma selección de campos de forma frecuente.
Botones de configuración de la exportación
- Añadir: Añade el campo seleccionado a la lista de Campos a exportar.
- Eliminar: Elimina el campo seleccionado de la lista de Campos a exportar.
- Eliminar Todo: Elimina todos los campos de la lista de Campos a exportar.
- Mover arriba: Sirve para colocar según prioridad un campo de la lista de Campos a exportar para que el orden sea reflejado en el archivo exportado.
- Mover abajo: Igual que el caso anterior, también sirve para colocar según prioridad un campo de la lista de Campos a exportar para que el orden sea reflejado en el archivo EXCEL o .csv resultante del proceso.
Exportar a fichero
Una vez tengamos nuestra lista seleccionada, podemos clicar para exportar. Esta acción nos generará un archivo tipo EXCEL o .csv según hayamos seleccionado previamente.
Cerrar
Para cancelar.
Éste es un ejemplo de la estructura del fichero exportado resultante de la acción.
Al exportar datos, siempre aparecerá una columna id que mostrará el identificador único de exportación del registro independientemente de nuestra selección. Por otra parte, las cabeceras mostrarán el nombre técnico del campo. En el caso de ejemplo, hemos exportado el nombre del cliente, la calle, la ciudad y el código postal.
Importación de datos
Importar datos nos puede servir para introducir o modificar datos de forma masiva trabajando de una forma ágil en Excel (o .csv), sin necesidad de hacer infinidad de cambios en los formularios de Odoo. De este modo, ahorraremos mucho tiempo.
No todos los campos son compatibles para ser importados, únicamente aquellos que aparezcan en el modo Exportación - Importación compatible.
Ejemplos de casos de uso
Caso 1, modificación de datos
En el caso anterior, hemos mostrado cómo generar una exportación compatible para su posterior importación. Los campos exportados eran el nombre del cliente, la calle, la ciudad y el código postal.
Modificar los datos exportados previamente
Ahora aplicaremos modificaciones a los datos extraídos. en el documento excel que hemos exportado anteriormente:
Importar los datos
En este paso, importaremos los nuevos datos. Como lo hemos exportado de Clientes volveremos a la vista lista del modelo. Haremos clic en el botón Importar.
La opción nos abrirá un nuevo menú que nos ofrecerá la opción de cargar un documento. En este paso debemos cargar el documento que deseamos importar y una vez se haya cargado, seleccionaremos la opción Probar Importación.
Si la importación es compatible y no hay campos erróneos, aparecerá un mensaje indicando que los datos son válidos. De lo contrario, aparecerá un mensaje con los errores a corregir.
El último paso consiste en seleccionar la opción Importar.
Una vez importados los datos se habrán realizado los cambios deseados en las fichas de los clientes.
Caso 2, creación de nuevos registros
En este caso, vamos a mostrar rápidamente, cómo crear nuevos productos de forma sencilla mediante la funcionalidad de importación.
Para crear nuevos registros debemos tener en cuenta aquellos campos que son obligatorios para generar nuevos elementos; por ejemplo, no será posible importar un cliente si éste no tiene nombre.
En el caso de los productos, los campos básicos obligatorios para permitir la creación mediante importación son: nombre, categoría y tipo.
En la siguiente captura, mostramos cómo hemos creado varios productos con los campos mínimos obligatorios en un documento Excel.
Para generar estos registros, deberemos reproducir el flujo de importación descrito en el ejemplo anterior. En este caso se trata de productos; así que nos dirigiremos al módulo de Ventas → Catálogo → Productos. seleccionaremos la vista lista, y haremos clic en el botón Importar.
De la misma forma, cargaremos el documento, probaremos la importación y finalmente importaremos.
Como resultado, obtendremos la creación ágil de todos los registros.
Las funcionalidades de Exportación e Importación son extrapolables a un gran número de modelos de Odoo; y el funcionamiento es siempre el mismo.