El orden de configuración que evita rehacerlo todo
El 90 % de los problemas de contabilidad en Odoo vienen de haber configurado en desorden. Este es el orden que funciona, y conviene respetarlo aunque tengas prisa por facturar.
Compañía y localización española
Datos fiscales completos y paquete de localización de España instalado. Al instalarlo entra el plan contable español con sus cuentas, los impuestos y las posiciones fiscales. Elegir el plan correcto (pyme, normal o el que corresponda) es una decisión de partida difícil de cambiar después.
Ejercicio fiscal y periodos
Fechas de inicio y fin del ejercicio y, muy importante, la fecha de bloqueo de asientos. Sin bloqueo, alguien acabará tocando un mes ya presentado.
Diarios
Ventas, compras, banco, caja y operaciones varias. Cada banco su diario, con su cuenta contable y su secuencia. Aquí se decide también la numeración de tus facturas, que después conviene no tocar.
Impuestos y posiciones fiscales
IVA repercutido y soportado, recargo de equivalencia si vendes a minoristas, retenciones de alquiler o de profesionales, e intracomunitario y exportación mediante posiciones fiscales. La posición fiscal es lo que hace que al cliente francés se le apliquen solas las cuentas e impuestos correctos.
Cuentas por defecto y condiciones de pago
Cuentas de ingreso y gasto por categoría de producto, condiciones de pago reales de tus clientes y proveedores, y cuentas de existencias si vas a valorar inventario. Con esto, la factura ya se contabiliza sola y bien.
Antes de emitir la primera factura real
Comprueba tres cosas: que la secuencia del diario de ventas es la que quieres para todo el ejercicio, que los impuestos por defecto de tus productos son correctos y que tienes cargados los saldos iniciales del ejercicio. Cambiar cualquiera de las tres cuando ya llevas cien facturas emitidas es un trabajo desagradable y evitable.
El ciclo de venta: de la factura al cobro
En Odoo, la factura de cliente es el documento que genera el asiento. No se contabiliza por un lado y se factura por otro: es el mismo acto.
El recorrido es siempre el mismo. Se crea la factura, en borrador, editable. Al confirmarla toma número de la secuencia de su diario y se genera el asiento contable: cliente al debe, ingreso e IVA repercutido al haber, con las cuentas que vienen de la categoría del producto y de la posición fiscal del cliente. Después llega el cobro, que se registra contra el diario del banco, y por último la conciliación con el movimiento real del extracto.
El estado de la factura te dice en qué punto está sin tener que mirar el mayor: en borrador, publicada y pendiente de pago, pagada o pagada parcialmente. Y el informe de saldos vencidos de clientes te da la cartera ordenada por antigüedad, que es la pantalla que de verdad usa quien persigue cobros.
Dos detalles que ahorran disgustos. Primero: una factura publicada no se edita, se rectifica con nota de crédito. Cuanto antes lo interiorice el equipo, mejor, sobre todo con las obligaciones de registro de facturación que llegan en 2027. Segundo: las condiciones de pago del cliente generan los vencimientos automáticamente, así que configúralas de verdad en lugar de poner todo a treinta días y luego corregir a mano.
El ciclo de compra y los pagos
El circuito espejo. La factura de proveedor entra —a mano, desde el pedido de compra o digitalizada— y se contabiliza al confirmarla: gasto o existencias e IVA soportado al debe, proveedor al haber.
- Desde pedido de compra: la factura se genera con líneas y cantidades ya cargadas, y solo revisas y confirmas. Es el camino que menos errores produce.
- Control de tres vías: pedido, recepción y factura. Si lo que te factura el proveedor no coincide con lo que entró en almacén, salta antes de pagar y no tres meses después.
- Pagos y remesas: se seleccionan las facturas a pagar y se genera el fichero SEPA para el banco. Se acabó teclear transferencias una a una.
- Digitalización de facturas: subes el PDF y el sistema propone proveedor, importes e impuestos. Revisas y confirmas. Ahorra tiempo real en administración, y más si recibes muchas facturas pequeñas.
Banco y conciliación: donde se gana o se pierde el mes
Esta es la parte que más tiempo consume en cualquier asesoría y la que mejor resuelve un ERP bien configurado. El extracto entra en Odoo por sincronización bancaria o importando el fichero, y a partir de ahí el sistema propone la contrapartida de cada movimiento.
La clave está en las reglas de conciliación. Se definen una vez y trabajan solas: cobros que casan con facturas por importe y referencia, comisiones bancarias que van directas a su cuenta de gasto, cuotas fijas domiciliadas que siempre se imputan igual. Bien montadas, la conciliación pasa de ser una tarde entera a ser veinte minutos de revisar excepciones.
| Movimiento | Cómo se resuelve | Cuánto trabajo manual queda |
| Cobro de una factura de cliente | Casado automático por importe y referencia | Ninguno si la referencia viaja bien |
| Cobro parcial o agrupado | Conciliación manual repartiendo entre varias facturas | Poco, pero requiere criterio |
| Comisiones y gastos bancarios | Regla de conciliación a cuenta de gasto | Ninguno, una vez creada la regla |
| Recibos domiciliados recurrentes | Regla por concepto y proveedor | Ninguno |
| Movimientos que nadie identifica | Cuenta puente y revisión al cierre | El que de verdad merece tu atención |
Impuestos y modelos: lo específico de España
Aquí es donde se nota si el ERP tiene localización de verdad o solo está traducido. Odoo, en su versión Enterprise con los informes de la localización española, genera los principales modelos a partir de los asientos, sin que nadie los cuadre a mano.
- Modelo 303 — autoliquidación periódica de IVA, con su resumen de cuotas repercutidas y soportadas.
- Modelo 349 — declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, alimentada por las posiciones fiscales.
- Modelo 347 — operaciones con terceros por encima del umbral anual.
- Modelos de retenciones — profesionales y arrendamientos, si tu configuración de impuestos está bien hecha.
- Libros registro y SII — para quien está obligado al Suministro Inmediato de Información, con su módulo específico de la localización.
El aviso importante: los modelos salen bien si los impuestos están bien configurados y aplicados factura a factura. Si alguien ha ido «arreglando» a mano el IVA de facturas sueltas, el modelo saldrá cuadrado con la contabilidad y descuadrado con la realidad. La calidad del modelo se decide en el momento de facturar, no el día de presentarlo.
Los informes que se miran de verdad
Más allá del balance y la cuenta de resultados, estos son los cuatro informes que más se usan en el día a día de una pyme, y que conviene dejar configurados desde el principio.
| Informe | Para qué sirve de verdad | Quién lo mira |
| Saldos vencidos de clientes | Cartera pendiente ordenada por antigüedad de la deuda | Quien persigue los cobros, cada semana |
| Saldos vencidos de proveedores | Qué hay que pagar y cuándo, para planificar tesorería | Administración y dirección |
| Libro mayor y balance de sumas y saldos | Revisar cuentas concretas y cuadrar antes del cierre | Contabilidad y asesoría |
| Cuenta de resultados por analítica | Margen real por proyecto, delegación o línea de negocio | Dirección, si la analítica está bien puesta |
Sobre la última fila conviene ser claro: la contabilidad analítica es la funcionalidad que más valor da y la que más a menudo se queda a medias. Si no defines desde el principio qué quieres medir —proyecto, obra, tienda, línea— acabarás con informes bonitos que no responden a la pregunta que de verdad tienes.
El cierre de ejercicio, paso a paso
Cuadrar bancos y caja
Todos los extractos importados y conciliados, sin movimientos colgando en cuentas puente. Si algo no se identifica, se resuelve ahora, no en marzo.
Revisar cartera de clientes y proveedores
Saldos vencidos, facturas duplicadas, anticipos mal aplicados. El informe de antigüedad de saldos es el mejor detector de errores del año.
Amortizaciones y periodificaciones
Los activos con su tabla de amortización generan sus asientos; los gastos e ingresos que corresponden a varios periodos se reparten. Si esto está bien montado, se ejecuta solo.
Regularización de existencias e impuestos
Ajuste de inventario según el recuento físico y regularización del IVA del periodo, con su cuadre contra los modelos presentados.
Cierre, apertura y bloqueo
Asiento de cierre, asiento de apertura del ejercicio nuevo y fecha de bloqueo puesta. Ese bloqueo es lo que evita que alguien toque en junio un ejercicio ya presentado.
Dónde encaja QUBIQ
La contabilidad de Odoo funciona muy bien cuando la configuración inicial se hace pensando en el cierre, no solo en emitir la primera factura. Eso es lo que hacemos: dejar diarios, impuestos, posiciones fiscales, reglas de conciliación y analítica montados de forma que el trabajo mensual sea revisar excepciones, y acompañar los primeros cierres con tu equipo y con tu asesoría.
Somos Odoo Gold Partner desde 2019, Mejor Partner de Europa, con más de 100 consultores en plantilla y más de 600 proyectos entregados, con delegaciones en Barcelona, Madrid, Sevilla, Bilbao y Lisboa.
Preguntas frecuentes
¿Odoo trae el plan contable español?
Sí. Al instalar el paquete de localización de España entran el plan contable, los impuestos y las posiciones fiscales adaptados. La decisión importante es elegir el plan adecuado al tipo de empresa desde el principio, porque cambiarlo cuando ya hay movimientos contabilizados es un trabajo considerable.
¿Se pueden presentar los modelos de la AEAT desde Odoo?
La versión Enterprise con los informes de la localización española genera los principales modelos, como el 303, el 349 y el 347, además de los libros registro y el envío al SII para quien está obligado. Salen correctos siempre que los impuestos estén bien configurados y aplicados en cada factura: si se han corregido cuotas a mano, el modelo cuadrará con la contabilidad pero no con la realidad.
¿Cómo funciona la conciliación bancaria en Odoo?
El extracto entra por sincronización bancaria o importando el fichero y el sistema propone la contrapartida de cada movimiento. Lo que marca la diferencia son las reglas de conciliación: cobros casados por importe y referencia, comisiones a su cuenta de gasto y recibos recurrentes imputados siempre igual. Bien configuradas, la conciliación pasa de ocupar una tarde a ser un rato de revisar excepciones.
¿Se pueden modificar facturas ya contabilizadas?
No. Una factura publicada no se edita: se corrige con una factura rectificativa, es decir, la nota de crédito que revierte total o parcialmente el documento, y si procede se emite una nueva. Conviene que el equipo lo interiorice cuanto antes, porque con las obligaciones de registro de facturación que llegan en 2027 esa disciplina deja de ser una buena práctica y pasa a ser un requisito.
¿Necesito una asesoría si llevo la contabilidad en Odoo?
El sistema genera los asientos y los modelos, pero el criterio fiscal sigue siendo cosa de un profesional. Lo habitual y lo que mejor funciona es que la empresa lleve el día a día dentro de Odoo —facturación, cobros, pagos y conciliación— y que la asesoría revise, cierre y presente, trabajando sobre los mismos datos en lugar de sobre carpetas de PDF.
¿Quieres que tu contabilidad se cierre sola cada mes?
Configuramos diarios, impuestos, posiciones fiscales, reglas de conciliación y analítica pensando en el cierre, y acompañamos los primeros meses con tu equipo y tu asesoría.